Dinâmica de funcionamento do Priorities | Time técnico¶
Objetivo¶
O que é o Priorities?¶
O Priorities é a dinâmica central de organização da produção técnica, sendo o principal objetivo garantir o bom andamento das entregas técnicas da Apta, organizando e direcionando a execução diária de demandas do time criativo e de desenvolvimento.
Como funciona?¶
- O Priorities é postado diariamente no canal #priorities do Slack. As demandas são publicadas no canal pelos CSs e organizadas por pessoa, em threads individuais dentro do canal, trazendo uma lista das demandas a serem executadas no dia, por ordem de prioridade e com tempo estimado de execução.
- As publicações acontecem diariamente em dois momentos:
- No final do dia anterior: é publicada o priorities parcial, garantindo que o time saiba por onde começar o dia seguinte.
- Por volta das 10h: são publicadas as demais demandas do dia.
Entendendo a estrutura do priorities¶
Cada thread no canal #priorities segue um padrão, ilustrado na imagem abaixo:
Formato da mensagem¶
Nome da Thread
A thread é nomeada com:
- O @ da pessoa responsável pela execução
- A data de execução das demandas
Prioridades do dia
Dentro da thread, são listadas as prioridades do dia (demandas). Cada demanda contém:
- Nome do cliente
- Título da demanda (com link para o ticket onde estão todas as informações necessárias para a execução da demanda.)
- Milestone (o que você precisa atingir relativo a demanda)
- Tempo estimado (uma média do tempo necessário para atingir o milestone relativo a demanda)
As demandas são listadas na ordem em que devem ser executadas, de cima para baixo. É muito importante seguir a ordem das demandas porque elas levam em conta os combinados com o clientes e as etapas necessárias a serem realizadas após a execução até a entrega final ao cliente.
Os ajustes vindos dos QAs devem ser realizados ao final do dia e não necessariamente quando chegam até você, exceto, se estiverem listados no priorities.
Utilização e Interpretação do Priorities¶
As demandas são listadas de cima para baixo, e a ordem importa:
- O que está no topo deve ser executado primeiro.
- O que está abaixo vem depois.
A lista pode conter demandas novas e ajustes de QA (Quality Assurance).
Ajustes de QA¶
- Quando ajustes de QA estão listados no Priorities, eles seguem a mesma regra: respeitar a ordem da lista.
- Ajustes menores normalmente não estão listados e devem ser feitos ao final do dia, após todas as demais demandas.
- Ao receber uma notificação de que um ajuste está pronto para ser feito:
- Não pare o que está executando para fazê-lo imediatamente.
- Continue seguindo a ordem do Priorities.
- Caso o ajuste precise ser feito antes, o CS (Client Success) atualizará a lista e comunicará por lá.
Por que a ordem importa¶
O CS organiza o Priorities considerando:
- Prazos de entrega ao cliente.
- Necessidade de revisão por outras pessoas.
- Tempo disponível para ajustes antes da entrega.
- Demandas que não podem ser postergadas para o dia seguinte.
Por isso, nunca se deve pular ou inverter tarefas por conta própria, qualquer ideia de alteração deve ser alinhada com o CS previamente.
Alterações ao Longo do Dia¶
O Priorities é uma ferramenta dinâmica e pode passar por ajustes ao longo do dia, conforme mudanças de contexto, urgência ou disponibilidade do time.
Por isso, é muito importante olhar o Priorities entre uma demanda e outra, pra verificar se houve alguma alteração durante a execução de uma demanda.
Não é necessário ficar pausando a execução de uma demanda para ficar olhando o priorities, basta consulta-lo entre uma demanda e outra. Qualquer mudança mais urgente, o CS fará um huddle para comunicar a nova prioridade.
Como são comunicadas as mudanças no Priorities pelo CS¶
O CS é o responsável por avaliar, repriorizar e comunicar as mudanças realizadas e como a pessoa deve seguir a partir dali.
Caso haja alguma mudança, o CS:
- faz a edição da mensagem original (template) com as demandas do dia atualizadas.
- comunica na thread individual, marcando a pessoa que vai executar, as alterações realizadas:
- Se a ordem das demandas foi alterada
- Se alguma demanda foi removida
- Se entrou uma nova demanda
- Se houve atualização de tempo estimado ou milestone
Como comunicar bloqueios ou atrasos que impedem seguir a ordem do Priorities¶
Sempre que houver qualquer impedimento para seguir a ordem estabelecida no Priorities — seja por atraso na demanda, problema técnico ou questões pessoais (neste caso, podendo ser alinhadas em conversa privada com o CS) — é fundamental comunicar na Thread do Priorities, informando:
- A demanda afetada (indicar claramente qual é).
- Descrição detalhada do problema ou bloqueio.
- O que é necessário para seguir com a execução.
- Como isso impacta o restante das demandas do dia.
O CS avaliará a situação, atualizando o Priorities se necessário.
Regra geral: qualquer problema ou atraso deve ser registrado na Thread, com clareza sobre a demanda, a situação, os recursos necessários e o impacto no fluxo do dia.
O que fazer quando uma demanda está bloqueada¶
- Comunique imediatamente o bloqueio ao CS
- Passe para a próxima demanda da lista.
- Assim que a demanda for desbloqueada, retome-a imediatamente, respeitando sua posição original de prioridade.
Como agir quando uma demanda vai levar mais tempo que o estimado¶
- Antecipe o atraso: ao perceber que uma demanda está se estendendo além do tempo previsto, comunique antes que o atraso ocorra.
- O que informar na mensagem:
- Qual demanda está atrasando.
- O motivo do atraso.
- Quanto tempo adicional será necessário.
- Como isso impacta o restante das demandas do dia.
- Como comunicar:
- Enviar na Thread do Priorities.
- Marcar o CS responsável.
- Explicar como o atraso afeta as demais demandas do dia.