Dinâmica de funcionamento do Priorities | CS

Objetivo

Garantir o bom andamento das entregas técnicas da Apta, organizando e direcionando a execução diária de demandas do time de design e desenvolvimento.

O que é o Priorities?

• O Priorities é a dinâmica central de organização da produção técnica.
• Acontece diariamente no canal #priorities do Slack.
• O CS é responsável por montar e publicar as listas de prioridades do time técnico.
• As prioridades são definidas pelo CS responsável com apoio dos outros CSs responsáveis por cada cliente, por meio de:
  • Daily via Google Meet
  • Canal #ops-priorities no Slack

Como funciona?

• As demandas são organizadas por pessoa, em threads individuais dentro do canal.
• A estrutura da publicação é fixa (seguindo um template); o conteúdo muda diariamente.
• As publicações acontecem em dois momentos:
  1. No final do dia anterior: é publicada a demanda que ocupará a primeira hora do dia seguinte, garantindo clareza no início da jornada.
  2. Até às 10h da manhã (após a daily): são publicadas as demais demandas do dia.

Distribuição de Tempo

Cada pessoa tem 8h disponíveis por dia, divididas da seguinte forma:

• 7h para execução de demandas (incluindo reuniões e QA de entregas com prazo para o mesmo dia).
• 1h de buffer, destinada a:
  • Comunicação e alinhamentos
  • Pequenos ajustes
  • Pausas naturais do dia
  • Variações no tempo de execução

O tempo alocado pra buffer pode ser reduzido conforme o contexto, como em casos em que há QAs programados no dia, e não há expectativa de ajustes não programados ao longo da jornada.

⚠️ Nunca zere o buffer, devemos sempre ter um mínimo de 30min.

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Formato das Threads

Cada thread no canal #priorities deve seguir um padrão para garantir clareza, consistência e rastreabilidade na execução.

Nome da Thread

A thread deve ser nomeada com:

• O @ da pessoa responsável pela execução
• A data de execução das demandas

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Prioridades do dia

Dentro da thread, devem ser listadas as prioridades do dia (demandas). Cada demanda deve conter:

1. Nome do cliente
2. Título da demanda (com link para o ticket)
3. Milestone
4. Tempo estimado

As demandas devem ser listadas na ordem de execução, de cima para baixo e devem seguir a formatação da imagem ao lado.

Ao final, a seguinte observação padrão sobre a ordem dos QAs:

Observação: QAs não sinalizados acima devem ser realizados apenas após a execução das demandas do dia, seguindo a mesma prioridade das demandas.

Alterações ao Longo do Dia

O Priorities é uma ferramenta dinâmica e pode passar por ajustes ao longo do dia, conforme mudanças de contexto, urgência ou disponibilidade do time.

O CS Lead é responsável por avaliar, repriorizar e comunicar as mudanças realizadas e como a pessoa deve seguir a partir dali.

A repriorização deve ser feita em duas etapas:

1. edição da mensagem original (template) com as demandas do dia atualizadas.
2. comunicação na thread individual, a mensagem deve deixar explícito o que foi alterado e qual é a nova sequência ou instrução de execução.
   • Se a ordem das demandas foi alterada
   • Se alguma demanda foi removida
   • Se entrou uma nova demanda
   • Se houve atualização de tempo estimado ou milestone

Como definir as prioridades do dia

A definição das prioridades deve equilibrar três fatores principais, com base nisso se determina o que entra no dia e em qual ordem de execução:

1. Timeline (urgência real):

Mais do que considerar apenas a data de entrega, avalie o tempo restante necessário para execução. Priorize demandas que precisam ser iniciadas hoje para serem entregues no prazo, considerando sua complexidade e duração.

Exemplo: uma demanda com prazo em 3 dias que exige 15h de trabalho tem prioridade sobre uma que vence em 2 dias mas exige apenas 1h.

2. Valor estratégico:

Clientes e projetos com maior valor estratégico têm prioridade.

• O Painel de Alocação Estratégica é atualizado semanalmente e está disponível como um Canvas linkado no canal #operations do Slack.

3. Disponibilidade e competência técnica:

Atribua a demanda para quem tem tempo disponível no dia e capacidade técnica para executá-la com qualidade.

Estimativa de Tempo

• A estimativa de tempo de execução deve seguir a tabela de tempo estimado criada pelo Diretor Criativo, que referencia as principais demandas e está disponível como um Canvas linkado no canal #operations do Slack para as demandas de design. Para as demandas de vídeo, estão disponíveis em Canvas linkados aos canais dos clientes.

• Caso a demanda não esteja listada na tabela, deve ser solicitado ao Diretor Criativo o tempo estimado no Recon do ticket (conforme dinâmica especificada nesse Canvas linkado ao canal #operations), junto com a solicitação no canal #operations do Slack para inclusão dessa demanda ainda não listada na tabela. Exemplo de solicitação de inclusão: @Bruno Corazza, ainda não consta na tabela de tempo estimado a demanda XPTO trazida nesse ticket aqui (linkar ticket). Você poderia adicioná-la assim que possível? Obrigado!

Fracionamento de Demandas

Demandas com tempo estimado superior a 3 horas costumam precisar de fracionamento para viabilizar a execução sem comprometer outras entregas do dia.

O fracionamento deve ser feito assim que a demanda chegar, antes da fase de Recon, para que o Diretor Criativo possa validar os blocos no Recon do ticket.

Cada bloco de tempo precisa vir com uma definição clara dos milestones esperados para aquele trecho da entrega.

As referências para realizar o fracionamento são:

• A tabela de tempo estimado
• A experiência com demandas similares anteriores
• O envolvimento do designer responsável, quando necessário (com posterior validação pelo Diretor Criativo)

No Priorities, demandas fracionadas devem ser sinalizadas com o progresso parcial, usando o formato (1/3), (2/3), (3/3)— facilitando o acompanhamento do avanço ao longo dos dias.

Alocação de Demandas de Clientes e Internas

Além das demandas de clientes, os projetos internos são fundamentais para a saúde estratégica da Apta.

Frentes internas contínuas (Design)

• Templates Framer
• Marketing da Apta (cases, posts, assets)

Distribuição ideal de tempo

• Todos os dias devem conter tanto demandas de clientes quanto internas.
• Cada designer deve ter pelo menos 1h diária dedicada a projetos internos, se for possível mais tempo, ótimo.
• O Priorities nunca deve ter tempo sobrando — em dias com menos demandas externas, as internas devem preencher o espaço.
• Um dia 100% dedicado a cliente só deve acontecer em casos excepcionais, quando não for possível redistribuir a demanda nos dias seguintes devido a risco real de atraso na entrega.

Não se substitui demanda interna apenas para adiantar entregas.

Demandas internas só saem do dia em casos de risco de atraso.

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Manutenção do Ciclo de Demandas Internas

• O CS Lead deve ter clareza da próxima demanda interna antes mesmo de encaminhar a atual.
• Caso não haja uma nova mapeada:
  1. Solicitar uma nova demanda interna ao Diretor Criativo.
  2. Marcar a Head de Operações em cópia.
  3. Fazer a solicitação no canal #operations.

A manutenção das demandas internas garante posicionamento, inovação e continuidade estratégica da Apta.

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Resumo – Responsabilidades do CS no Priorities

Organização e publicação

• Montar e publicar o Priorities diariamente no canal #priorities.
• Criar threads separadas por pessoa com estrutura padronizada.
• Publicar a 1ª hora do dia seguinte no fim do dia anterior.
• Publicar o restante das demandas até 10h da manhã (após a daily).
• Alinhar as prioridades do dia com os CSs:
  • No canal #ops-priorities via Slack
  • Na daily via Google Meet

Alocação e priorização

• Garantir que cada pessoa tenha 7h de execução + buffer.
• Considerar reuniões do dia no tempo alocado.
• Avaliar timeline real, valor estratégico e disponibilidade técnica na escolha das prioridades.
• Garantir que as demandas estejam compatíveis com a tabela de tempo estimado e os "baldinhos" de cada profissional.
• Avaliar e, se necessário, alocar tempo específico de QA para demandas com entrega no mesmo dia.

Fracionamento e estimativas

• Garantir que demandas com mais de 3h estejam fracionadas antes do Recon para validação.
• Verificar se o fracionamento tem milestones claros por bloco de tempo.
• Garantir a sinalização correta no Priorities (ex: 1/3, 2/3).

Demandas internas

• Alocar ao menos 1h por dia por pessoa em projetos internos.
• Substituir internas por demandas de cliente somente em caso de risco de atraso real.
• Ter sempre uma próxima demanda interna mapeada antes de encaminhar a atual.