Estratégia Ágil de Tickets¶
Canvas com todos os materiais e instruções para implementar a nova estratégia de organização de tasks.
Objetivo¶
Nosso objetivo consiste em garantir uma organização maior de horas e tasks realizadas ao longo dia, gerando uma cultura de autonomia no time evitando o micro gerenciamento. Com isso, queremos um ambiente mais leve e com melhores indicativos, seguindo o que esse estudo apresenta:
Pontos de Atenção¶
- Utilização das Tags de Status
- Organização de horas no Priorities
- Preenchimento de horas no Tempo Estimado
- Relatórios diários de ajustes
Utilização das Tags de Status¶
As tags de status são a principal ferramenta de organização interna. Temos percebido que, com frequência, as tags não estão sendo movimentadas conforme o avanço das demandas. É necessário que o time técnico utilize essas marcações em tempo real ao longo do processo, pois elas são fundamentais para o acompanhamento e a visibilidade do que está em andamento — informações essenciais para a execução do trabalho do PM.
Exemplo: Quando pegar a task, retirar ela do Backlog para In Progress. Quando finalizar a task colocar ela no Internal Review.
Quando essa movimentação não acontece, precisamos recorrer a perguntas diretas, o que acaba sendo ruim para todos: o PM se vê na posição de cobrar uma informação, e o time técnico pode se sentir micro-gerenciado.
Organização de Horas no Priorities¶
O canal de Priorities é um canal interno para alinhar as demandas diárias e suas devidas ordem. Atualmente a formatação de mensagem segue duas linhas:
Controle de Horas¶
Quando existem vários projetos de longa duração acontecendo simultaneamente, e é necessário dividir o andamento do projeto, separando as horas do dia para cada execução.
A demanda da Nunex era complexa e levava cerca de 8 horas para ser executada. A fim de ela não comprometer a execução de outros projetos, foi dividida e distribuída ao longo de 4 dias, com blocos de horas definidos para cada dia.
Controle de Projetos¶
Quando os projetos são de curta execução, e podem ser organizados ao longo dos dias, sem dividir seu andamento.
Nesse exemplo, as demandas/projetos do dia eram mais simples e podiam ser concluídas no mesmo dia. Não havendo a necessidade de fracionar as entregas ao longo dos dias.
Preenchimento de Horas no Tempo Estimado¶
A fim de se ter uma organização melhor do tempo de cada tarefa/projeto, uma prática necessária após receber e analisar o briefing, é incluir no canva o Tempo Estimado para concluir aquela atividade. Estimativas de tempo não servem apenas para "preencher um campo". Elas são uma ferramenta prática para a gente cuidar melhor do nosso time e da qualidade das entregas.
Quando cada pessoa informa o tempo que acredita que vai levar para concluir uma tarefa, a gente consegue:
- Ter uma visão mais realista do dia e da semana do time, o que nos ajuda a identificar sobrecargas antes que elas virem um problema.
- Tomar decisões mais estratégicas na gestão das prioridades, redistribuindo demandas quando necessário.
- Perceber se uma demanda está exigindo mais tempo do que o esperado, permitindo investigar causas como falta de clareza, desalinhamento de expectativa ou bloqueios.
- Construir um histórico que torna nossas futuras estimativas mais precisas, porque passamos a conhecer melhor o ritmo e a complexidade real das entregas da agência.
- Apoiar o desenvolvimento do time, ajudando cada pessoa a ganhar mais consciência sobre seu próprio ritmo e capacidade de entrega.
Sem as estimativas, a gente trabalha no escuro. Isso gera mais risco de estresse, atrasos e baixa qualidade. Por isso, essa prática importante de mantermos sempre. Após a transferência para o ClickUp, quanto maior nossa base de dados, mais automatizado nossa gestão de tarefas será.
Relatório Diário de Ajustes¶
Nos projetos mais longos, que incluem longas rodadas de ajustes, no fim do dia precisamos enviar um Daily Report ao cliente, contendo todas as informações do que concluímos no dia, o que estamos aguardando validação ou material restante e o que faremos no dia seguinte. Nós já temos um template de mensagem ao cliente, porém vamos incluir um próprio para os designers/developers incluírem no fim do dia essas informações no canal interno do projeto. Com isso, conseguimos agilizar a comunição interna, aumentando a transparência e garantindo um fim do expediente mais tranquilo.
Template: Relatório de Projeto X - XX/XX¶
Espaço para você incluir uma observação ou comentário sobre a execução do projeto naquele dia
Demandas Ajustadas¶
- Item 1 - Breve explicação sobre
- Item 2 - Breve explicação sobre
Demandas Aguardando Avaliação do Cliente¶
- Item 1 - Explicação sobre o que falta aprovar
- Item 2 - Explicação sobre o que falta aprovar
Demandas Necessitando Material para Seguir¶
- Item 1 - Explicação sobre o que falta
- Item 2 - Explicação sobre o que falta
Demandas a Se Completar Amanhã¶
- Item 1 - Breve explicação sobre
- Item 2 - Breve explicação sobre