Guia do Slack da Apta¶

Seja bem-vindo ao Guia do Slack da Apta! Este guia vai te ajudar a navegar pela nossa plataforma de comunicação de forma simples e eficiente.

O Que é o Slack?¶

O Slack é a nossa principal plataforma de comunicação. Aqui, trocamos informações, colaboramos em projetos, nos comunicamos com clientes, documentamos informações e nos mantemos alinhados como equipe. Os principais recursos do Slack são os canais, canvas, threads, huddle e tickets — e cada um tem sua função.

Comunicação no Slack¶

Toda comunicação deve seguir a premissa de visibilidade. Por isso, deve ser realizada dentro de canais, ou threads dentro dos tickets ou comentários em Canvas.

Evite o uso de comunicação por mensagens diretas (privado), elas geram ruídos de comunicação e tiram a visibilidade do que está acontecendo. Mensagens diretas só devem ser utilizadas em caso de temas sensíveis e pessoais que não podem ser tratados em público, nunca em casos de colaboração de trabalho.

Canais¶

O Slack é organizado por canais. Aqui na Apta temos canais com cliente e canais internos.

Os canais com clientes são utilizados para comunicação com os clientes e participam desses canais o Client Success, o Diretor Criativo, a Head de Operações e o Cliente e o seu time. Nesses canais, a comunicação ocorre sempre em inglês e via de regra essa comunicação é feira pelo CS.

Os canais internos são onde a operação da Apta acontece. Para cada canal de cliente, temos um canal interno para discutir o projeto. Os canais internos dos clientes tem a sua comunicação em português e são utilizados para alinharmos sobre aquele projeto em específico sem a participação do cliente. Os canais internos dos clientes seguem essa nomenclatura: #int-nome-do-cliente

Além dos canais internos para os projetos dos clientes, temos alguns canais para separar temas e funções. Alguns deles são:

#general – Comunicados oficiais e avisos importantes.
#coworking – Espaço para conversas informais e interações descontraídas - a gente ama esse canal e incentivamos muito o uso.
#developers – Canal específico para temas sobre desenvolvimento de websites e tecnologias
#designers – Canal específico para discutir tópicos gerais de design
#video-editing – Canal específico para discutir tópicos gerais de edição de vídeo
#congrats – Espaço dedicado para elogios, parabenizações e reconhecimento do time
#refs-and-inpos – Canal específico para compartilhar referências visuais

Além desses, existem outros que você pode explorar dentro do Slack.

Todo canal tem a sua dinâmica de funcionamento, sempre consulte os Canvas fixados no canal ou na falta dele, siga as regras gerais de comunicação.

Comunicação por Threads¶

Aqui na Apta, toda a comunicação acontece por threads. Mas o que é uma thread?

É uma conversa agrupada em torno de um único tópico. Isso nos ajuda a manter a organização e a evitar informações espalhadas.

Como usar:¶

Crie um tópico dando um título a ****sua mensagem utilizando a formatação em negrito.
Selecione a opção "Reply in Thread" (clicando no ícone de balão de fala que aparece no canto direito ao passar o mouse sobre a mensagem) e escreva sua mensagem de forma clara, objetiva e com o contexto necessário.
Sempre marque o @ de alguém em cada mensagem enviada dentro da Thread. Toda mensagem é direcionada a alguém e por isso o @ precisa ser mencionado para que a pessoa seja notificada. Pode marcar mais de um @ se a mensagem for direcionada a mais de uma pessoa. Para sinalizar quem está sendo mencionado apenas para estar ciente mas não necessariamente precisa realizar uma ação ou responder a mensagem, faça a marcação do @ ao final sinalizando com CC: @fulaninho, @beltrano.
Evite iniciar uma nova thread sobre um assunto que já está em andamento — mantenha a conversa no mesmo lugar. Exceto se for um tópico antigo, nesse caso, crie uma nova thread retomando o assunto para facilitar a visualização.
Use o botão "Reply in thread" (ícone de balão de fala) sempre que quiser responder alguém ou adicionar informações.

Huddles¶

Quando a comunicação escrita não for suficiente, e uma reunião for muito formal para alinhar um tópico mais rápido, usamos o recurso de huddle: uma chamada rápida por áudio (com opção de vídeo, chat e compartilhamento de tela).

Regra de etiqueta:¶

Sempre pergunte se a pessoa está disponível antes de iniciar um huddle.

Só inicie após a confirmação.

Chamando atenção com o Huddle¶

Em casos onde é necessário falar com alguém com urgência e por algum motivo a pessoa não responde a mensagens, utilizamos o Huddle como recurso para chamar a atenção da pessoa. Nesse caso, não perguntamos antes de fazer um huddle.

Tickets¶

Tickets são a forma como organizamos demandas aqui na Apta. As demandas se transformam em tickets para o time executar. São nos tickets que centralizamos todas as informações necessárias para execução da demanda.

Cada ticket tem um espaço de comentários, uma thread associada. É por ali que todas as discussões e atualizações sobre a demanda devem acontecer.

Como interagir com um ticket:¶

Clique em "add comment" próximo ao título do ticket para abrir a thread.
Responda sempre dentro da thread para manter tudo organizado.

Status¶

Os status do Slack sinalizam a sua disponibilidade, mantenha seu status atualizado, especialmente em pausas e ausências.

Você pode:

Usar os status pré-definidos
Criar seus próprios status

Sempre utilize status com tempo de duração definido, evite a utilização de status por tempo indeterminado.

Canvas¶

Os Canvas são documentos colaborativos que usamos para reunir, estruturar e visualizar informações importantes sobre dinâmicas de funcionamento, projetos, processos e clientes. Pense neles como quadros dinâmicos, vivos, que servem como fonte de referência contínua.

Como usamos os Canvas:¶

Organização de briefings e estratégias
Planejamento de ações
Documentação de informações importantes
Dinâmica de funcionamento do canal
Guidelines
Outros…

Importante:

Sempre linkamos os Canvas a um canal, assim, as informações ficam centralizadas e de fácil acesso, dessa forma, você sempre saberá onde buscar (ou adicionar) informações relevantes.

Reações¶

O Slack tem um recurso para reagir com emojis a mensagens. O uso de emojis torna a comunicação mais leve e temos alguns emojis comumente usados que tem certos significados internamente:

✅: significa "entendido" para casos em que temos um comunicado que não exige ação ou "feito" em casos em que temos a solicitação de uma ação. O uso do emoji deve vir acompanhado de uma resposta por escrito para maior visibilidade e adicionar informações sobre a execução da demanda, mas as vezes só o emoji é suficiente a depender do contexto 🔥 🚀 ⭐ : reação para algo muito legal, alguém que teve iniciativa, é um reconhecimento.

❤️: dispensa explicações né?

👀: reação para indicar que a mensagem foi visualizada. O uso do emoji deve vir acompanhado de uma resposta por escrito para maior visibilidade e adicionar informações de como você dará andamento, mas as vezes só o emoji é suficiente a depender do contexto.

🥳: reação para algo que a gente quer comemorar ou parabenizar

🚨 👮‍♂️ 🚔: emojis da polícia são reações que utilizamos quando alguém manda mensagem fora da thread ou fora do tópico da thread . Uma forma leve de sinalizar a pessoa de que ela está bagunçando o ambiente.

Esses são as mais comuns, embora existam muitas outras. Fique a vontade para usar outros emojis também para se expressar.

Task List¶

Na Apta, utilizamos uma lista principail para organizar nossas demandas:

Task List – Demandas para o time¶

É onde ficam todas as tarefas da equipe. Algumas propriedades presentes em cada ticket são:

Título: resumindo a demanda
Descrição: com detalhes sobre a execução da demanda
Responsável designado: a pessoa que vai executar a demanda
Prazo de entrega interno: data de entrega para primeira entrega para realização de revisão interna antes de entregar ao cliente
Prazo de entrega para o cliente: data de entrega alinhada com o cliente
Tempo estimado de execução: tempo estimado que o responsável pela execução fornece para execução da demanda
Uma thread de comunicação (comentários): onde acontece toda a comunicação sobre aquela demanda e sempre deve ter pelo menos um @ marcado a cada mensagem
Status: que indicam a etapa em que aquela demanda está.

Regras de ouro:

Todas as informações necessárias para executar o ticket, devem estar na descrição. Toda comunicação sobre uma demanda deve acontecer dentro da thread do ticket.

Isso centraliza informações e evita ruído.

Regras Gerais de Comunicação¶

Se comunique por Threads
Seja claro e objetivo, mas dê o contexto necessário
Sempre marque o @ de alguém ao enviar uma mensagem. Nenhuma mensagem deve ser enviada sem um ou mais @ marcados.
Via de regra, cheque a disponibilidade antes de iniciar um huddle com alguém
Se comunique sempre através dos canais ou nas threads dos tickets, evite mensagens privadas. Elas são muito prejudiciais para a operação e fragmentam a comunicação. Mensagens privadas apenas em casos de temas sensíveis.
Mantenha seu status atualizado
Mantenha a sua agenda atualizada
Use IA para organizar as informações, principalmente em textos mais longos, mas sempre revise.
Cada comunicação tem seu lugar:
- Respostas → "Reply in thread"
- Tarefas → Thread do ticket
- Cliente (alinhamento) → Canal interno do cliente
- Conversas informais → #coworking
  
  Dica: Sempre pense em centralizar a comunicação. Isso evita retrabalho e perda de informação. 10. Utilize o recurso de reagir a mensagens com emojis, eles tornam a comunicação mais gentil