Como utilizamos o Google Calendar na Apta¶

Utilização do Google Calendar¶

Aqui na Apta utilizamos o Google Calendar para:

agendar reuniões com o time e com os clientes
sinalizar períodos de ausência

Sinalizando ausências¶

Para períodos de ausência dentro do horário comercial (das 9h às 18h) de segunda a sexta, sejam recorrentes ou não, utilizamos uma marcação dupla no Google Calendar. Isso traz uma maior visibilidade para quando você estará ausente.

1. Evento Out of Office na sua agenda¶

Nota: A primeira marcação é um evento OOO na sua agenda, que traz visibilidade atualizando automaticamente o seu status do Slack.

Passo a passo:

Abra o Calendar no computador
Clique em "Create" no canto superior esquerdo
Em seguida clique em Out Of Office
Vai abrir uma tela para configuração do evento OOO, renomeie o nome do evento. Ex.: Terapia
Selecione o período no qual você vai ficar off, data e horário

Caso precise ficar fora o dia inteiro, marque a opção "Dia inteiro" do calendário, não selecione manualmente apenas os horários comerciais. Assim, a marcação fica no topo do calendário, facilitando a visualização.
Se for um evento recorrente, selecione a frequência da recorrência
Marque o checkbox para que eventos novos e já existentes sejam automaticamente declinados
Salve o evento OOO

2. Evento na agenda Apta OOO¶

Esta agenda foi criada para que o time de operações tenha fácil acesso à informação de quando alguém estará indisponível para receber demandas, assim conseguimos nos organizar para distribuir melhor as atividades para outra pessoa do time.

Essa marcação deve ser usada em conjunto com o Out of Office mencionado acima, pois cada um nos dá uma visibilidade diferente.

Passo a passo:

Abra o Calendar no computador
Clique em "Create" no canto superior esquerdo
Em seguida clique em "Out Of Office"
Vai abrir uma tela para configuração do evento, renomeie seguindo essa nomenclatura: [Seu Nome] | OOO Ex.: Tay | OOO
Selecione o período no qual você vai ficar off, data e horário - esse período deve ser igual ao da sua primeira marcação

Caso precise ficar fora o dia inteiro, marque a opção "Dia inteiro" do calendário, não selecione manualmente apenas os horários comerciais. Assim, a marcação fica no topo do calendário, facilitando a visualização.
Se for um evento recorrente, selecione a frequência da recorrência - essa recorrência deve ser igual ao da sua primeira marcação
Selecione a Agenda Apta OOO
Salve o evento