Cultura de Documentação¶

Guia sobre Cultura de Documentação da Apta¶

Por que documentar?¶

Na Apta, trabalhamos de forma remota e colaborativa. Isso exige que a informação esteja sempre acessível, clara e bem registrada. Documentar não é apenas "anotar para não esquecer", é construir uma base de conhecimento viva que organiza o nosso modo de pensar e operar.

Documentar é cuidar da memória da empresa.

Cada dúvida respondida, cada processo desenhado, cada decisão tomada... tudo isso deve virar registro. Por quê?

Para garantir autonomia das pessoas (menos perguntas repetidas, mais clareza para agir);
Para reduzir o retrabalho e os ruídos de comunicação;
Para facilitar a integração de novos membros (onboarding rápido e eficiente);
Para escalar o conhecimento e permitir a aplicação de inteligência artificial nos nossos fluxos;
Para que qualquer um, em qualquer lugar, possa entender e contribuir com clareza.

Inspiração: GitLab e a cultura do handbook-first¶

A GitLab é uma empresa 100% remota e open-source, conhecida por sua cultura de documentação radical. Eles utilizam o princípio do handbook-first: tudo o que for discutido, decidido ou implementado precisa ser registrado e atualizado no handbook da empresa.

Na Apta, queremos seguir essa lógica:

Se algo não está documentado, é como se não existisse.

O que deve ser documentado?¶

Tudo que possa ser útil para outra pessoa no time — ou para você no futuro. Aqui vão exemplos práticos:

1. Processos e procedimentos¶

Como se faz X tarefa?
Quais ferramentas usamos?
Quem é responsável por cada etapa?

2. Decisões e contextos¶

Por que escolhemos essa solução e não outra?
Qual foi o racional de uma decisão importante?

3. Perguntas frequentes¶

"Onde fica tal coisa?"
"Quem cuida de…?"
"Como eu acesso…?"

4. Reuniões e alinhamentos¶

Resumo dos encontros importantes
Pontos acordados e próximos passos
Quem vai fazer o quê, até quando?

5. Projetos em andamento¶

Objetivos, etapas, prazos
Links úteis e materiais relacionados
Histórico de mudanças

Como documentar bem¶

Algumas boas práticas:

Seja claro e direto. Escreva como se estivesse explicando para alguém novo na equipe.
Padronize títulos e formatos. Isso facilita buscas e leitura.
Atualize sempre. Documento desatualizado é pior do que nenhum.
Crie links entre os documentos. Isso evita duplicidade e aumenta a navegabilidade.
Sem PDFs. Use formatos editáveis e vivos (como as páginas aqui do Notion e o Canvas do Slack)

Ferramentas de documentação da Apta¶

Atualmente, usamos:

Wiki no Notion – para centralizar as informações evergreen, aquelas que continuam relevantes, úteis ou valiosas ao longo do tempo, sem se tornarem obsoletas rapidamente.
Canvas no Slack – para centralizar e organizar informações dinâmicas como informações de projetos.
Canais no Slack – para atualizações que tem uma vida útil mais curta e que não vale ser levada para o Canvas.

Documentar é responsabilidade de todos¶

Cada pessoa é responsável por deixar o seu trabalho compreensível e documentado.

Para além da Wiki, toda comunicação é documentação, por isso precisamos estruturar bem nossas mensagens, com contexto e as informações necessárias escritas de forma objetiva e organizada, sempre atualizando ao resto do time sobre o trabalho realizado.

E ao identificar uma atividade ou situação que poderia se beneficiar de uma documentação, faça uma solicitação através desse formulário para que possa entrar no nosso roadmap e possamos criar uma estrutura para que o trabalho seja mais fácil e bem orientado.

Quando em dúvida, documente.¶

Regra de ouro:

"Se alguém precisasse continuar o seu trabalho amanhã, conseguiria só com o que está escrito?"

Se a resposta for "não", então algo precisa ser documentado melhor.

Referências em documentação para se aprofundar - que nos inspiram¶

Conclusão¶

Na Apta, queremos que o conhecimento seja acessível, replicável e evolutivo.

A cultura de documentação não é burocracia — é o nosso jeito de crescer com consistência e clareza, dando liberdade para cada pessoa do time se mover no seu ritmo.

Bem-vindo à Apta. Agora que você está aqui, ajude a construir esse legado vivo.